文書管理・情報共有の課題
企業内の情報が日々増えていく中、紙文書管理やファイルサーバでの電子文書管理では...
- 保管スペースが足りない
- 目的の文書が見つからない
- 最新の文書が分からない
TCSがお勧めする「楽々Document Plus」
楽々Document Plus（らくらくドキュメントプラス）は、文書や図面など企業内の情報を安全に管理・活用し、ペーパーレスを促進する文書管理システムです。 作成日や契約先、製品型番などの属性を付与して管理でき、登録したファイルは、高性能の検索エンジンと高速ビューワにより、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。 出張先や在宅勤務中でも、場所・端末を選ばず利用でき、働き方改革を強力にサポートします。
4つの特徴
らくらく検索
高性能な全文検索エンジンと、ヒットしたページを瞬時に表示する高速ビューワで、求める情報をスピーディにいつでも、どこからでも探し出すことができます。Word、Excel、PPT、PDFなどファイル形式を問わず、キーワードに一致しなくても、あいまい検索で漏れなく探せます。
サクサク表示
どのブラウザ／タブレットからでも同じようにビューワで閲覧でき、場所や場面に影響されない働き方を実現します。
かんたん登録
ワークフロー機能を標準搭載しており、ペーパーレスでの登録・承認・公開が可能ですので、煩わしいファイリング作業からも解放されます。書類をまとめてスキャンするだけで、フォルダへの振り分けから登録までを自動化できます。更に帳票やQRコードから必要な情報を抽出し、属性として登録すれば、台帳管理や期限管理も可能で、検索性も向上できます。
万全のセキュリティ
アクセス制御で厳格なセキュリティ管理ができるだけでなく、ファイルの印刷／ダウンロード制御や透かし文字の挿入など持ち出し制御にも対応しています。アクセスログ管理も装備し、情報漏えい対策も万全です。
活用ケース
| ペーパーレス化 | ペーパーレス化をかんたんに実現するだけでなく、電子化後の文書を活用するための便利な機能も十分にそろっているので、業務の効率化を推進し、働き方改革の一翼を担うことができます。 |
|---|---|
| 働き方改革 | 場所や場面を問わずに文書を活用できるので、情報共有の効率化の面から働き方改革をサポートいたします。 |
| オフィス文書の管理 | オフィスに蓄積された膨大な文書を管理・活用できます。 ファイルサーバの一部を公開フォルダとしてシームレスに閲覧・検索できます。 |
| 契約書管理 | 自動通知や自動更新などの期限管理機能により、更新手続き忘れなどの業務ミスを防止できます。契約更新時も承認ワークフローを行え、契約先や契約内容による検索や版管理も可能です。 |
| 社内規定の管理 | 規程集などの重要な文書をきっちり管理しつつ、全員に周知することを簡単に実現することができます。 版管理機能により改訂前の文書を履歴として保持できます。 |
| ISO文書の管理 | 紙での運用では苦労が多いISO9001/14001の要求事項を網羅しており、品質マニュアル・規定類の配付や版管理、定期見直しなどを効率的に運用できます。 |
| 図面管理 | 図面と仕様書をまとめて管理・共有でき、社内の技術伝承をサポートします。 設計ノウハウの共有や流用設計、不得意分野の設計業務のサポートや若手技術者の戦力強化の手助けが可能になります。 |
| 問合せ対応の管理 | 問合せ対応記録を残すことで、過去履歴の参照やノウハウの蓄積にご活用いただけます。また、責任者や営業部門はタイムリーに状況を把握することができます。 |
| 営業報告書の管理 | 営業活動の内容を登録すると、報告を必要としている人に即座に報告できるだけでなく、後からその情報を有効に活用できます。 |
| e文書法への対応 | 営業活動の内容を登録すると、報告を必要としている人に即座に報告できるだけでなく、後からその情報を有効に活用できます。 |
| 研究報告書の管理 | 膨大なページ数の論文でも、見たいページや見たい部分だけをピンポイントで検索・表示できます。 柔軟な権限設定で、閲覧可否の制御はもちろん、ダウンロードや印刷制御も可能です。 |
楽々Document Plusの 詳細は、メーカーサイトをご覧ください。 住友電工情報システム株式会社サイトへ外部サイトへ
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